内部通報窓口では、通報者を守るために、情報管理の厳格さがとても重要なんだ。
- 次の選択肢のうち、情報管理のためにできることは何かな？最も適切なものを１つ選んでね。
- 情報の流出を避けるために、内部窓口専用の電話番号を作成する
- 通報者が名前を伏せていたら、通報内容を他人に共有しても良い
- 通報者の名前が漏れないよう、匿名で受け付けることを絶対的なルールにする
正解は「 1 」の「 記録の流出を避けるために、内部窓口専用の電話番号を作成する ｣だよ。
通常の業務と同じ電話番号を使ってしまうと、間違えて担当者以外の人が受け付けてしまう可能性が生じてしまう。これは、不適切な対応や、秘密の漏洩等のリスクを増やしてしまうんだ。
一方、専用の電話番号を作成すると、この番号にかかってきた場合は内部通報案件であると明確な認識が可能となり、適切な担当者が対応する体制を確立できるんだよ。
｢ 2 名前を伏せていたら、通報内容を他人に共有しても良い ｣は、間違いだよ。たとえ名前を伏せていたとしても、通報内容や状況、関係者の範囲などから、通報者が特定されてしまう可能性があるんだ。 そのため、安易に通報内容を共有することは、情報管理の観点から不適切だよ。
「 3 匿名通報で受け付けることを絶対的なルールにする 」については、報復を恐れていたり、立場的に名前を出しにくかったりする場合など、匿名でなければ通報できないこともあるよね。
でも、匿名だと事実確認に制約がかかってしまうこともあるから、十分な調査ができずに本末転倒な結果になってしまうこともある。だから、通報者の意思を重視すべきで、匿名通報を絶対的なルールにする、のは違うよ。
- 窓口担当者の選び方について、どのような観点から選ぶといいかな？良い選び方だと思うのを、２つ選んでね！
- ジェンダーや性別のバランスにも配慮して選ぶ
- 相談者の直属の上司を選ぶ
- 第三者で、中立的に物事を見ることができる人を選ぶ
正解は「 1 」と「 3 」だよ！
「 1 ジェンダーや性別のバランスにも配慮 」することで、通報者が安心して話せる環境づくりにつながるね。特にハラスメントなどの問題では、担当者の属性によって相談のしやすさが大きく変わると思わないかい？
「 3 第三者で、中立的に物事を見ることができる人 」は、公正な判断を行ううえでとても重要だね。だから、内部通報窓口として、弁護士などの第三者専門家を活用することもおすすめなんだ！
一方、「 2 相談者の直属の上司 」は、利害関係がある場合も想定されて、その場合、通報をもみ消そうという圧力をかけてくるかもしれない。もちろん、全員がそうだと言い切れる訳ではないけれども、そもそも上司に簡単に相談できる事柄なら、相談者は相談窓口を利用していないよね。
内部通報窓口の設置は、トラブルが拡大する前に状況を把握・対処できるなど、さまざまな観点から見ても重要だと言えるんだ！疑問点があれば、ぜひ如水法律事務所まで！